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Gestion administrative et financière

FONCTIONNEMENT

Le SIEGE de TOULOUSE assure la direction de l’amicale, la production et la diffusion de la revue, la gestion des adhérents et la comptabilité de l’amicale.

Les délégations tiennent à jour la liste de leurs adhérents et la comptabilité de leurs dépenses et leurs recettes.

GESTION ADMINISTRATIVE

Le fichier des adhérents est géré sous 3 formes :

  • En informatique

  • Manuellement sur des fiches carton détaillées classées par ordre alphabétique

  • Manuellement sur des fiches réduites, classées par pays et département.

La gestion informatique de ce fichier est assurée par une application développée spécialement à base du logiciel Excel. Elle permet de sélectionner les adhérents selon des critères multiples et de restituer l’information sous différentes formes : listes, étiquettes ou fichiers exportables. L’envoi des adresses d’expédition de la revue se fait à partir de cette application.

Les cotisations :

Chaque année, les adhérents adressent le montant de leur cotisation généralement à leur délégué ou plus rarement au Siège de TOULOUSE.

Une partie du montant de la cotisation est réservée à la délégation (7 € actuellement).

Il en résulte que cette quote-part, appelée « ristourne », est retenue par la délégation lorsque celle-ci a reçu la cotisation.

Traitement administratif :

Les règlements des cotisations arrivent sous 2 formes :

  • Les règlements individuels (chèques et parfois des virements de l’étranger)

  • Les règlements des délégations par chèques accompagnés d’un bordereau listant les adhérents concernés par ce règlement ; le montant du chèque doit correspondre au total des cotisations, moins la « ristourne ».

Dans les 2 cas, le document est traité successivement par :

  • L’informatique qui marque le dossier de l’adhérent comme payé

  • La comptabilité qui traite le chèque

  • La mise à jour des fichiers.

LA COMPTABILITÉ

La comptabilité du Siège est gérée à partir de tableaux Excel.

Elle gère d’abord les recettes et les dépenses du Siège proprement dit. Ensuite, elle centralise les bilans des délégations et procède à la consolidation de l’ensemble.

Les délégations envoient chaque année un tableau de leurs dépenses et leurs recettes. 

Recettes du Siège :

  • Les cotisations reçues directement 

  • Les cotisations en provenance des délégations, amputées de la « ristourne » 

  • Les ventes aux adhérents (annuaires, objets Salam, publicités sur la revue…) 

  • Les recettes des événements organisés par le Siège. 2

Dépenses du Siège :

  • La revue : maquette, impression, routage, affranchissement

  • Frais de secrétariat

  • Déplacements

  • Frais d’organisation d’événements

  • Assurances diverses.

Recettes des délégations :

  • Les cotisations reçues directement

  • Les ventes aux adhérents ( objets Salam, publicités sur la revue…)

  • Les recettes des événements organisés par la délégation.

Dépenses des délégations :

  • Les cotisations sans la « ristourne » vers le Siège

  • Frais de secrétariat

  • Déplacements

  • Frais d’organisation d’événements.